Le cahier des charges permet de formaliser les besoins d’un projet. Il décrit les attentes d’un clients et les objectifs souhaités. Il met en lumière les différentes contraintes notamment de temps, de technologie ou de budget que le prestataire devra prendre en compte pour proposer l’offre la plus adaptée à son client.

LE CADRE DU PROJET

Lors d’un appel d’offres pour la conception d’une identité visuelle, la création d’une charte graphique, la réalisation de maquettes et la conception d’une solution digitale, il est essentiel de respecter toutes les spécifications. Il est important d’utiliser des termes précis, techniques et sans ambiguïté.

CONTEXTE

• Qui êtes-vous ?
• Que faites-vous ?
• Pour quels publics / clients ?
• Dans quel secteur ?
• Quel est votre marché / concurrents principaux ?

Il est essentiel de fournir une brève description de votre organisation (structure, implantation, culture) et de votre activité (stratégie, produit, marché…) afin que l’agence comprenne pleinement votre identité et vos caractéristiques. N’oubliez pas d’enrichir le contexte avec des données chiffrées importantes (par exemple : taille du marché, tendances en termes de volume et de valeur, environnement concurrentiel, parts de marché).

Il est conseillé de suivre une approche en entonnoir, en commençant par le contexte du marché, puis en passant au contexte de la marque ou de l’entreprise, et enfin en abordant le contexte spécifique à la gamme de produits.

ENJEUX DU PROJET

• Position sur le marché
• Axes stratégiques
• Plan d’action

Veuillez exposer les axes stratégiques de votre projet. Par exemple, mentionnez la revalorisation de l’image, l’augmentation des parts de marché, le développement à l’international, etc.

Ensuite, présentez votre plan d’action, qui consiste à concrétiser les axes stratégiques évoqués. Cela peut impliquer des investissements dans des segments plus porteurs, le repositionnement de la gamme, ou d’autres mesures pertinentes. Expliquez également les raisons justifiant ces choix, telles qu’une étude démontrant le potentiel ou l’attente des consommateurs vis-à-vis de ce segment.

Si nécessaire, incluez un rappel de la plateforme de marque pour fournir une base de référence.

OBJECTIFS DU PROJET

Veuillez fournir une explication concrète de la mission et de ses objectifs. Par exemple, décrivez la création d’une nouvelle identité visuelle qui devra être adaptée à certains supports spécifiques (veuillez les énumérer).

PROBLÉMATIQUE DU PROJET

La problématique peut être exprimée sous la forme d’un constat ou d’une question. Par exemple, il est observé que le logo actuel ne reflète plus les valeurs de la marque. L’aspect premium, élégant, gourmand et sain, qui constitue un axe de développement stratégique et une opportunité de croissance pour la marque, doit être renforcé et le nouveau positionnement doit être clairement exprimé.

LES SPÉCIFICATIONS DU PROJET

Un cahier des charges bien élaboré donnera indirectement aux candidats une impression de sérieux de votre demande. Opter pour un projet clair et bien structuré est toujours une source de motivation pour les candidats.

SPÉCIFICATIONS TECNIQUES

Une fois que les enjeux et objectifs généraux du cahier des charges ont été clarifiés, il est nécessaire de rappeler les spécifications techniques. Cela implique de détailler les contraintes existantes et les livrables attendus.

Les contraintes existantes peuvent être de nature graphique (pantones, charte graphique…), technique (impression, formats des documents…) ou technologique (types de formats attendus et compatibles…).

De plus, la to-do-list est un élément essentiel du cahier des charges. Elle consiste à répertorier de manière détaillée l’ensemble des livrables attendus, incluant le format, le type de contenu, le nombre de pages et d’exemplaires, etc.

Cette liste donne au prestataire une vision globale de la taille du projet, ce qui lui permet d’optimiser ses tarifs.

SPÉCIFICATIONS ADMINISTRATIVES

Les spécifications administratives sont destinées à fournir des informations sur le déroulement du marché et à recueillir des détails sur les capacités du prestataire.

Les spécifications administratives du cahier des charges comprendront :

• Les conditions d’exécution : Nombre de réunions, planning macro, lieu de travail, propriété des développements ou fichiers sources.
• Les conditions financières : Détail des coûts, modalités de paiement, acomptes, pénalités éventuelles.
• La clause de confidentialité, si nécessaire, et clauses légales diverses (Ex: Droit d’auteur).

En retour, le candidat devra fournir les informations suivantes pour justifier de ses capacités à mener à bien le marché :

• La présentation de son agence : Date de création, vision, résultats, organisation.
• La présentation de l’équipe dédiée au projet : Noms et CV.
• Les réalisations antérieures : Références et travaux similaires accomplis.

LE PLANNING

Pour le planning de votre projet, veuillez fournir toutes les informations disponibles ainsi que les contraintes incontournables. Structurez le planning en incluant les échéances de disponibilité des ressources requises : quantité, qualification, dates et éventuels lieux de livraison.

Il est important de présenter un “calendrier idéal”, tout en sachant que les prestataires pourront remettre en question ce planning en fonction de leur expérience et de leur méthodologie.